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Prestazione attesa |
Descrizione sintetica |
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Accoglienza e gestione delle persone che entrano in contatto con l'organizzazione |
Organizzare e gestire l'accoglienza di visitatori e di clienti; fornire le informazioni richieste al telefono o di persona, filtrando le richieste in entrata e riorientandole in base all'interlocutore |
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Gestione della corrispondenza in entrata e in uscita |
Organizzare e gestire la registrazione, la protocollazione e l'archiviazione dei documenti amministrativi e contabili in entrata e in uscita |
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Trattamento dei documenti amministrativo-contabili |
Controllare e verificare i requisiti formali dei documenti relativi alle transazioni economiche aziendali (fatture, ordini, bolle, assegni) ai fini della loro registrazione |
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Composizione di testi e predisposizione di presentazioni per riunioni ed eventi interni ed esterni all'impresa, sia in lingua italiana, sia in lingua straniera |
Redigere lettere, documenti commerciali, comunicazioni istituzionali, avvisi e convocazioni di uso comune: gestirne l'approvazione e l'invio; produrre e/o curare presentazioni utilizzando software dedicati |
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Gestione delle funzioni operative di supporto al funzionamento dell'organizzazione (gestione degli appuntamenti, riunioni, viaggi di lavoro, piccoli acquisti, ecc.) |
Fornire supporto ai collaboratori interni e esterni nello svolgimento delle loro funzioni ai fini della pianificazione e realizzazione operativa delle attività previste. |
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Organizzazione e gestione della documentazione interna e di archivi informatici |
Gestire l'archivio documentale aziendale (cartaceo e/o informatico) curando l'aggiornamento di schede anagrafiche, banche dati , ecc. |
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Prestazione attesa Accoglienza e gestione delle persone che entrano in contatto con l'organizzazione |
Descrizione sintetica Organizzare e gestire l'accoglienza di visitatori e di clienti; fornire le informazioni richieste al telefono o di persona, filtrando le richieste in entrata e riorientandole in base all'interlocutore |
Abilità e conoscenze |
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Essere in grado di: |
| Ricevere persone in visita presso l'azienda fornendo informazioni, rispondendo alle loro domande e comunicando loro cordialità | | Interagire con scioltezza in conversazioni telefoniche e non in italiano, inglese e anche in una o più lingue straniere | | Gestire il flusso informativo verso altre funzioni aziendali o verso l'esterno (rapporti con enti istituzionali e non) | | Gestire i reclami da parte dei clienti, inoltrando le informazioni agli interlocutori competenti di riferimento | | Assumere un atteggiamento orientato alla risoluzione di problemi | | Filtrare le comunicazioni verbali in ingresso e in uscita riorientandole in base all'interlocutore, nel rispetto delle logiche dell'organizzazione | | Gestire le funzioni di comunicazione interna ed esterna utilizzando l'insieme delle strumentazioni a supporto dell'attività di ufficio (centralino telefonico, lo scanner, software di posta elettronica, stampanti professionali, fax e fotocopiatrice) | | Garantire riservatezza nel trattamento delle informazioni sulla base degli interlocutori di riferimento | |
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Conoscere: |
| Tecniche di comunicazione per assicurare un'adeguata accoglienza ai visitatori dell'azienda | | Principi di organizzazione e comunicazione aziendale per trasmettere informazioni e trattare dati in modo efficace rispetto alle diverse posizioni organizzative | | Tecniche di word processing su PC, fogli di calcolo | | Servizi internet (navigazione, ricerca di informazioni sui principali canali, posta elettronica, accesso a banche dati di settore) | | Tecniche e strumenti per la promozione di prodotti e servizi | | Processi e cicli di lavoro del servizio e la terminologia tecnica specifica di settore in almeno una lingua straniera | | Normativa sulla privacy da applicare per garantire la riservatezza delle informazioni |
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Prestazione attesa Gestione della corrispondenza in entrata e in uscita |
Descrizione sintetica Organizzare e gestire la registrazione, la protocollazione e l'archiviazione dei documenti amministrativi e contabili in entrata e in uscita |
Abilità e conoscenze |
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Essere in grado di: |
| Effettuare operazioni di raccolta, smistamento e trasferimento di corrispondenza, dati e informazioni. | | Protocollare la corrispondenza in entrata e in uscita | | Curare o aggiornare archivi contenenti documenti d'ufficio, informazioni e pratiche | | Organizzare archivi informatizzati, applicare tecniche di classificazione documentale e procedure di protocollazione dei documenti | | Utilizzare tecniche di consultazione di banche dati documentali | | Curare la spedizione di pacchi, lettere, raccomandate per conto dell'azienda | |
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Conoscere: |
| Tecniche e procedure di protocollazione di documenti | | Tecniche di archiviazione e classificazione di documenti e dati | | Caratteristiche dei documenti contabili e procedure per la loro registrazione. | | Normativa in materia di tutela della Privacy | | Principi di informatica di base e servizi internet (navigazione, ricerca di informazioni sui principali motori di ricerca, ecc.) | | Software per la classificazione e archiviazione di dati documentali |
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Prestazione attesa Trattamento dei documenti amministrativo-contabili |
Descrizione sintetica Controllare e verificare i requisiti formali dei documenti relativi alle transazioni economiche aziendali (fatture, ordini, bolle, assegni) ai fini della loro registrazione |
Abilità e conoscenze |
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Essere in grado di: |
| Applicare tecniche di registrazione di prima nota e di documenti contabili anche con l'ausilio di software applicativi specifici (fatture in entrata e in uscita, pagamenti, incassi, ecc.) | | Distinguere gli elementi costitutivi di un documento contabile ai fini delle operazioni di archiviazione e registrazione | | Realizzare la codifica di semplici voci di bilancio relative a transazioni economiche sulla base del piano dei conti | | Adottare procedure per la redazione ed emissione dei documenti di vendita ed acquisto (ordini, bolle, ricevute, …) | | Eseguire le relative registrazioni contabili a terminale secondo le procedure automatizzate | | Compilare ricevute, fatture, DDT (documento di trasporto) per l'elaborazione dei dati da parte di terzi fornitori | |
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Conoscere: |
| Elementi costituivi dei documenti contabili (documenti di trasporto, fatture, mezzi di pagamento) , le loro caratteristiche e procedure per l'elaborazione e la registrazione | | Normativa relativa ai documenti contabili nei Paesi con cui si intrattengono relazioni commerciali, procedure per la loro elaborazione e registrazione | | Elementi di base di contabilità generale | | La terminologia riguardante l'attività commerciale di settore |
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Prestazione attesa Composizione di testi e predisposizione di presentazioni per riunioni ed eventi interni ed esterni all'impresa, sia in lingua italiana, sia in lingua straniera |
Descrizione sintetica Redigere lettere, documenti commerciali, comunicazioni istituzionali, avvisi e convocazioni di uso comune: gestirne l'approvazione e l'invio; produrre e/o curare presentazioni utilizzando software dedicati |
Abilità e conoscenze |
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Essere in grado di: |
| Organizzare brevi testi scritti (prevalentemente di corrispondenza commerciale) secondo criteri di correttezza sintattico-grammaticale, sequenzialità logica, appropriatezza di linguaggio | | Creare, memorizzare e modificare modelli di documenti inerenti le attività d'ufficio (lettere commerciali, relazioni ,circolari, lettere promozionali , brochure, ecc.) per comporre lettere, comunicazioni di lavoro, avvisi, convocazioni | | Comprendere e interpretare il linguaggio e i significati della comunicazione scritta e orale in inglese e in un'altra lingua straniera | | Contribuire ai progetti di comunicazione e di marketing per la parte gestionale e operativa di realizzazione | | Realizzare presentazioni di supporto alla comunicazione | | Redigere comunicazioni mirate e materiali informativi a supporto di eventi esterni quali fiere, campagne promozionali, ecc. | | Valutare la correttezza e la proprietà di linguaggio di testi scritti (grammatica e sintassi) e la sua rispondenza agli obiettivi comunicazionali definiti | |
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Conoscere: |
| La terminologia riguardante la comunicazione istituzionale aziendale e l'attività commerciale di settore | | L'inglese e un'altra lingua straniera scritta e parlata a un livello di base per produrre comunicazioni corrette dal punto di vista grammaticale, sintattico e linguistico | | Le funzioni rese disponibili da word e necessarie per ottimizzare e automatizzare le procedure lavorative (buste, etichette, liste di distribuzione, listini prezzo, ecc.) | | Le principali funzionalità degli strumenti di office automation per la redazione di reportistica e la gestione dei dati (grafici, diagrammi, report, tabelle) | | Funzionalità e modalità di utilizzo di software dedicati per la redazione di efficaci presentazioni a convegni, seminari e altri eventi aziendali |
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Prestazione attesa Gestione delle funzioni operative di supporto al funzionamento dell'organizzazione (gestione degli appuntamenti, riunioni, viaggi di lavoro, piccoli acquisti, ecc.) |
Descrizione sintetica Fornire supporto ai collaboratori interni e esterni nello svolgimento delle loro funzioni ai fini della pianificazione e realizzazione operativa delle attività previste. |
Abilità e conoscenze |
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Essere in grado di: |
| Definire e aggiornare il calendario degli appuntamenti e delle riunioni interne e esterne all'azienda, risolvendo eventuali imprevisti | | Individuare e riconoscere disponibilità ed urgenze nella pianificazione di riunioni ed eventi di lavoro | | Organizzare riunioni e incontri di lavoro (fissare data, luogo, gestire supporti organizzativi o tecnici inviare convocazioni, ecc.) | | Definire ambienti e strumentazioni e materiali adeguati per riunioni ed eventi in coerenza con le politiche e strategie aziendali | | Individuare sul web le tariffe e le offerte più competitive riguardo a mezzi di trasporto, prenotare biglietti di viaggio e pernottamenti | | Effettuare le operazioni postali e bancarie | | Provvedere al rifornimento di cancelleria e alla gestione di piccoli acquisti | | Curare la spedizione e il ricevimento di materiali e articoli non riconducibili alle attività di magazzino | | Fornire supporto alla pianificazione e all'organizzazione logistica di fiere e eventi esterni. | |
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Conoscere: |
| Funzionalità dei principali software applicativi d'ufficio (fogli elettronici, programmi di videoscrittura, data base, ecc.) | | Principi di organizzazione e di comunicazione aziendale | | Condizioni per accedere alla scontistica aziendale su tariffe e servizi esterni | | Tecniche di time management per la gestione dei tempi di lavoro e delle priorità | | Posta elettronica e servizi internet: navigazione, ricerca di informazione sui principali motori di ricerca | | Siti web e portali di informazione turistico-alberghiera (mezzi di trasporto e alberghi) |
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Prestazione attesa Organizzazione e gestione della documentazione interna e di archivi informatici |
Descrizione sintetica Gestire l'archivio documentale aziendale (cartaceo e/o informatico) curando l'aggiornamento di schede anagrafiche, banche dati , ecc. |
Abilità e conoscenze |
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Essere in grado di: |
| Creare e aggiornare archivi contenenti informazioni, documenti, pratiche | | Rintracciare documenti archiviati | | Contribuire alla definizione della struttura dell'archivio cartaceo ed elettronico dei dati e delle informazioni aziendali | | Contribuire alla diffusione di procedure, regolamentazioni e prassi aziendali | | Utilizzare gli archivi e gli applicativi informatici per il recupero e la rielaborazione di documenti ai fini della redazione di tabelle, statistiche e report per interlocutori interni e esterni | |
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Conoscere: |
| Tecniche di archiviazione e classificazione manuali e digitali di documenti e dati | | Tipologia di documenti contabili, loro caratteristiche e procedure per l'elaborazione e la registrazione | | Funzionalità dei principali software applicativi d'ufficio (fogli elettronici, programmi di videoscrittura, database relazionali, ecc.) |
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